Personuppgiftspolicy

Översikt personuppgiftspolicy - GDPR

Från den 25 maj 2018 har personuppgiftslagen (PUL) ersatts av den nya dataskyddsförordningen (GDPR). Syftet med PUL har varit att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när deras personuppgifter behandlas. GDPR ställer högre krav på hur vi som organisation behandlar dina personuppgifter och ger dig bättre möjligheter att påverka vår hantering.

I policyn beskriver vi varför vi behandlar dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi behandlar, vilken laglig grund vi stödjer behandlingen på och hur länge uppgifterna sparas. Vi beskriver även hur du kan påverka behandlingen genom att utöva dina rättgheter. Vi ger dig även information var du ska vända dig om du inte är nöjd med vår hantering. Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Rent and Travel går att nå på följande sätt:

Brev: Gesällgatan 6, 681 42 Kristinehamn
Telefon: 0550-22 11 17
E-post: bokning@rentandtravel.se

Vad förändringen innebär för dig

I korthet innebär GDPR att…

…du har rätt att få mer uförlig information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi ger dig sådan information i personuppgiftspolicyn nedan

…du får möjlighet att, under vissa förutsättningar, begära att dina personuppgifter
flyttas eller att vi begränsar behandlingen,

…att du får stärkta möjligheter att ta del av dina personuppgifter och att,
under vissa förutsättningar, få de rättade eller raderade,

…att du kan godkänna eller motsäga dig viss behandling som vi uför, till exempel användning av cookies för besöksstatistik. Hur länge dina uppgifter sparas framgår av avsnitt 6.

1. Information om personuppgifter

I denna personuppgiftspolicy kallas Bergholm Försäljning AB, med organisationsnummer 556450-4313 för Bergholm. Policyn gäller verksamheten under varumärket Rent and Travel och Bergholm Försäljning AB är personuppgiftsansvarig. Personuppgifter är uppgifter genom vilka vi direkt eller indirekt kan identifiera dig, t.ex. ditt namn, ditt telefonnummer, din e-postadress, uppgifter om beställningar- samt köpinformation i form av offerter, avtal eller fakturor.

2. Behandling av personuppgifter

Allt vi gör med dina personuppgifter räknas som behandlingar. Det gäller oavsett om vi använder automatiserade system eller inte. Vi behandlar dina personuppgifter i samband med bokning av husbil, om- och avbokning, utskick av bokningsinformation, betalningar och kundsupport samt för att kunna uppfylla gällande lagstiftning som t.ex. bokföringslagen.

3. Personuppgifter som hanteras

De personuppgifter som vi samlar in om dig utgörs av kunduppgifter. Det är uppgifter som exempelvis namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter samt annan information som lämnats av dig. Vid företagsbokning hanterar vi även företagsnamn och organisationsnummer. Personnummer används för säker identifiering av hyrestagaren. Vi sparar även uppgifter om fordon, uthyrningsstation, hyresperiod, tillval, antal vuxna och barn, resmål, bokningsstatus, anteckningar, priser, rabatter och betalningar. Tidpunkt och version sparas när du bekräftar att du har tagit del av personuppgiftspolicyn. Kortuppgifter hanteras av betaltjänsten och sparas inte i bokningssystemet.

Tekniska uppgifter, t.ex. IP-adress, webbläsare och felinformation, kan behandlas för drift och säkerhet. Om du tillåter platsåtkomst för att hitta en närliggande uthyrningsstation sparas din position i webbläsaren. Den kan tas bort genom att rensa webbplatsdata.

4. Vad uppgifterna används till

För att vi ska få behandla dina personuppgifter, krävs att vi har angivit ett uttryckligt och berättigat syfte med behandlingen. Personuppgifterna får sedan inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med det ursprungliga syftet. Utöver detta, måste vi ha stöd i lag, så kallad rättslig grund, för att få behandla personuppgifter.

De behandlingar av personuppgifter som vi uför, stöder vi på följande rättsliga grunder:

A. Behandling av dina personuppgifter är nödvändig för att ingå eller fullgöra avtalet med dig.

B. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, t ex att spara personuppgifter för bokföringsändamål.

C Vi bedömer, efter en så kallad intresseavvägning, att våra intressen av att få behandla dina personuppgifter väger tyngre än din rätt till integritetsskydd.

D. Behandling av uppgifter för besöksstatistik via Google Analytics grundas på ditt samtycke. Du kan återkalla det via Cookieinställningar.

När du skickar bokningsformuläret måste du bekräfta att du har tagit del av denna policy. Bekräftelsen är inte ett samtycke till marknadsföring eller statistik.

För att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig behöver vi behandla och hantera dina personuppgifter. Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter och med vilken rättslig grund vi gör detta.

Tillhandahållande av tjänster

Vi behandlar dina personuppgifter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna identifiera dig som kund och för att tillhandahålla dig våra tjänster på bästa sätt. Vi behöver även behandla dina personuppgifter för att kunna debitera dig enligt avtalet samt för att kunna vidta inkassoåtgärder om detta behövs för att säkerställa att vår fordran blir betald.

Annan kommunikation om tjänster

Vi behandlar personuppgifter i samband med annan kommunikation med dig, t ex för att skicka bokningsbekräftelser, betalningspåminnelser och information om din uthyrning samt för att besvara dina frågor.

Efterlevnad av lagar

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att kunna fullgöra de lagstadgade skyldigheter som åvilar oss, t.ex. bokföringslagens krav på lagring av bokföringsmaterial.

5. Hur vi samlar in uppgifterna

Vi samlar in personuppgifter i samband med att du bokar en husbil eller skickar en bokningsförfrågan på hemsidan, via e-post eller telefon eller genom kontakt med en uthyrningsstation. Uthyrningsstationen kan registrera och uppdatera uppgifter i din bokning. Vi får också information om genomförda betalningar från betaltjänsten.

6. Hur länge uppgifterna sparas

Vi sparar inte personuppgifter om dig längre än vi behöver utifrån det syfte vi behandlar dem för. Vi sparar därför aldrig personuppgifter bara för att de är ”bra att ha”, utan har alltid ett definierat syfte som har stöd i lagstiftning eller i avtal. Eftersom de uppgifter som vi samlar in behandlas för olika syften, sparas de också under olika lång tid. Det kan därför vara så att personuppgifter om dig finns sparade i ett system, men raderas i ett annat.

Vi sparar dina personuppgifter så länge de behövs för att hantera din bokning och hyra samt tillhörande betalningar, återbetalningar och skadeärenden. När dessa är avslutade raderas uppgifter som inte behöver bevaras för något av ändamålen nedan.

Uppgifter som utgör bokföringsunderlag sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Vid en pågående tvist sparas nödvändiga uppgifter tills tvisten är slutligt avgjord och eventuella krav reglerade. Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna.

7. Till vem uppgifterna lämnas ut

I vissa situationer delar vi dina personuppgifter med andra. Nedan beskriver vi när och varför vi gör detta. Vi vill understryka att vi aldrig lämnar över dina personuppgifter om detta inte krävs för att vi ska kunna uföra någon av de behandlingar som anges ovan, vilka vi har ett syfte och som det finns laglig grund för. Vi säljer inte heller dina personuppgifter vidare till andra.

Leverantörer och andra personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för vår räkning

Vi anlitar flera olika leverantörer för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster och produkter. När vi använder oss av leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, tecknar vi alltid personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören. Personuppgiftsbiträdesavtalen anger att leverantören (personuppgiftsbiträdet) endast får behandla personuppgifter för ändamål som är nödvändiga för dennes verksamhet och överensstämmer med denna policy. Våra leverantörer får alltså inte göra någonting med dina personuppgifter som vi inte uttryckligen talat om för dem att de ska göra. Vi ställer även krav på att leverantörens hantering av personuppgifter ska vara säker och korrekt.

Bokningsuppgifter lämnas till den uthyrningsstation du valt för att uthyrningen ska kunna genomföras. Vid onlinebetalning lämnas namn, e-postadress, bokningsinformation, belopp och betalningsreferenser till Mondido. Uthyrningsstationen och betaltjänsten kan också ha ett eget personuppgiftsansvar för sin behandling.

Vi använder leverantörer för drift, e-post och felrapportering samt Google för typsnitt och, efter ditt samtycke, besöksstatistik. Google kan behandla uppgifter utanför EU/EES. Sådana överföringar ska ha stöd i ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller andra tillåtna skyddsåtgärder enligt dataskyddsförordningen.

8. Dina rättigheter

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Sådan information får du i denna policy. Om du har ytterligare frågor om vår behandling av personuppgifter, är du välkommen att kontakta oss.

Utöver rätt till information, har du även andra rättigheter i relation till dina personuppgifter. Du kan t ex påverka vår behandling genom att begära utdrag, rättelse, radering och begränsning. Du har även rätt att invända mot viss behandling som vi uför samt begära ut dina personuppgifter eller begära att de flyttas.

Din rätt att bli raderad förutsätter att uppgifterna inte längre behövs för det ändamålet, om du återkallar ditt samtycke att uppgifterna sparas, om behandlingen grundar sig på en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse, om personuppgifterna har behandlats olagligt, eller om du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål. Rätten att bli raderad gäller inte om vi är skyldiga enligt lag (t ex bokföringslagen) att behålla uppgifterna.

Du har rätt att begära utdrag, rättelse, radering och/eller begränsning avseende de personuppgifter vi behandlar om dig. Du kan göra din begäran via e-post, telefon eller brev. Ange vad begäran gäller. Om vi har rimliga skäl att betvivla din identitet kan vi be om de kompletterande uppgifter som behövs för att bekräfta den.

Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från det att vi tog emot den. Om det behövs med hänsyn till begärans komplexitet eller antalet inkomna begäranden kan tiden förlängas med upp till två ytterligare månader. Vi informerar dig i så fall inom den första månaden om förlängningen och skälen till den.

Du når oss via kontaktuppgifterna i avsnitt 14.

Din rätt till dataportabilitet

Om du har lämnat dina personuppgifter till oss, har du i vissa fall rätt att få ut och ta med dig dina personuppgifter. För att du ska kunna nyttja din rätt till dataportabilitet måste din begäran avse sådana personuppgifter som du själv har lämnat till oss och som vi behandlar för att uppfylla avtalet vi har med dig eller med stöd av ett samtycke från dig. Rätten till dataportabilitet gäller inte när vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på en intresseavvägning eller en rättslig skyldighet.

Du kan begära dataportabilitet på samma sätt som övriga rättigheter ovan, via kontaktuppgifterna i avsnitt 14.

Bergholm skyddar dina personuppgifter genom en kombination av tekniska och organisatoriska lösningar. Åtkomstsystem krävs för tillgång till samtliga av Bergholms system som hanterar personuppgifter. Anställda på Bergholm samt personuppgiftsbiträden och underbiträden ska följa Bergholms interna informationssäkerhetspolicy.

9. Cookies

Bergholm använder så kallade cookies på hemsidan rentandtravel.se. Syftet är att hemsidan ska fungera på bästa sätt, för att ge dig tillgång till vissa funktioner samt för att få information om besök på hemsidan. En cookie är en liten textfil som lagras på besökarens dator och som innehåller information. Det finns två typer av cookies; dels permanenta cookies som sparar en fil på besökarens dator till dess att filen tas bort, dels sessionscookies som försvinner när du stänger din webbläsare. På rentandtravel.se används även cookies för Google Analytics efter ditt samtycke. Dessa cookies kan skilja besökare åt och är inte helt anonyma. Vi skickar inga uppgifter ur bokningsformuläret till Google Analytics.

Bergholm använder cookies för att förbättra upplevelsen på hemsidan på följande sätt:

A. Kontrollerar hur hemsidan används genom att registrera besökarens trafikmönster.

B. Samlar in och analyserar beteendedata baserat på användning av webbplats och tjänster i syfte att förbättra användarupplevelsen.

Du kan välja enbart nödvändiga cookies och ändå genomföra en bokning. Ditt cookieval gäller i högst 180 dagar. Nödvändiga cookies sparas i upp till 30,4 dagar och förnyas vid användning. Statistikcookies sparas i högst ett år.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt val via Cookieinställningar i sidfoten eller knappen nedan. Då stoppas fortsatt statistikinsamling och statistikcookies tas bort. Redan insamlad statistik raderas inte automatiskt.

10. Annonsering via tredjepartsplattformar

På rentandtravel.se använder vi inte cookies eller pixlar för annonsering via Google Ads eller Meta (Facebook och Instagram).

11. Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande regler bör du anmäla detta till oss så snart som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och lämna in ditt klagomål.

12. Skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med gällande regler kan du ha rätt till skadestånd. I sådana fall kan du, efter en skriftlig begäran, begära skadestånd från oss eller väcka skadeståndstalan i domstol.

13. Personuppgiftsansvarig

Bergholm är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de personuppgifter som behandlas under varumärket Rent and Travel. Vi bestämmer ändamålen för behandlingen och hur den går till. Vi bestämmer även hur personuppgifter behandlas när vi använder oss av underleverantörer.

14. Kontaktuppgifter

Bergholm Försäljning AB
Gesällgatan 6
681 42 Kristinehamn
0550-22 11 17
bokning@rentandtravel.se